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Comme nous l’expliquions dans notre précédent article, le flex office transforme les habitudes de travail en proposant des espaces partagés, hybrides et adaptables. Mais pour en tirer tous les bénéfices, sa mise en œuvre ne s’improvise pas. Aménagement, équipements, accompagnement au changement… plusieurs leviers sont à activer.
Dans cet article, découvrez les étapes importantes pour concevoir un espace de travail à la fois flexible et bien pensé, propice à la collaboration et à la concentration, pour le bien-être de vos équipes.
Adopter le flex office implique de repenser en profondeur votre mode de management. Ce modèle repose sur une organisation plus souple, où la confiance et la communication prennent le pas sur le contrôle. Chaque jour, les collaborateurs choisissent librement leur poste de travail en fonction de leurs missions, de leurs besoins… ou simplement de leur humeur. Pour que cette liberté rime avec efficacité, le flex office demande une vraie culture de l’autonomie et du sens des responsabilités.
Mais qui dit flexibilité ne veut pas dire improvisation.
Pour fonctionner pleinement, le flex office doit s’accompagner d’une organisation solide, notamment à distance. En effet, ce nouveau mode d’organisation étant étroitement lié au télétravail, la mise en place d’un système de gestion à distance devient indispensable. Pour garantir une collaboration efficace, il est essentiel de structurer les échanges, d’organiser des points réguliers et de suivre les missions de manière claire et formalisée. Cette transition implique un véritable changement de repères, aussi bien pour les collaborateurs que pour les managers. Pour faciliter l’adoption et ancrer durablement ces nouvelles pratiques, un accompagnement par des experts est vivement recommandé (consultant en management, expert RH…).
Pour garantir la productivité, il est essentiel de s’équiper de technologies adaptées : ordinateurs portables, postes connectés, connexion internet performante… Rien ne doit freiner le travail, que ce soit au bureau ou à distance. Ces équipements doivent assurer une circulation fluide de l’information et permettre une collaboration continue. Miser sur du matériel fiable et sur des solutions collaboratives performantes, c’est poser les bases d’un environnement de travail réactif et connecté.
Une fois l’équipement en place, reste à organiser l’usage des espaces de façon agile et efficace.
Un logiciel de gestion et de réservation devient vite indispensable pour éviter les désagréments liés à l’absence de postes disponibles. Des solutions comme M-work ou Deskare, permettent d’anticiper la présence des équipes, d’optimiser l’occupation des espaces et de fluidifier l’organisation quotidienne. Résultat : moins de stress, plus de flexibilité, et un cadre de travail modernisé qui renforce l’engagement des collaborateurs.
En open space, le bruit peut rapidement nuire à la concentration et à la qualité de travail de vos équipes. Pour créer une atmosphère plus calme, il est essentiel d’intégrer des solutions acoustiques adaptées. Panneaux muraux, cloisons acoustiques, éléments suspendus : ces dispositifs permettent de structurer les espaces tout en garantissant une certaine intimité.
Pour un isolement optimal, la cabine acoustique, ou bulle de concentration, est un incontournable des espaces de travail ouverts. Disponible en plusieurs formats, elle s’adapte aux besoins de vos collaborateurs. Une cabine individuelle est idéale pour passer un appel ou se concentrer sur une tâche importante. Tandis que la cabine acoustique XXL offre une salle de réunion supplémentaire parfaitement isolé pour vos travaux en équipe.
Le bon choix dépendra donc de vos objectifs, mais aussi de l’ambiance que vous souhaitez créer. Chez MB2, nos experts en aménagement professionnel vous accompagnent afin d’intégrer ces solutions de manière optimale dans vos locaux.
Un flex office fonctionnel repose aussi sur une nouvelle organisation bien pensée. Délimiter clairement les espaces collaboratifs, les zones de concentration et les lieux de détente est essentiel pour permettre à chacun de s’installer là où il sera le plus à l’aise, selon ses missions et ses priorités.
Pour rendre votre espace encore plus pratique pour votre équipe, le rangement joue un rôle crucial. Avec l’absence de postes de travail fixes, vos collaborateurs ont besoin de solutions fiables et sécurisées pour stocker leurs effets personnels. Intégrer des casiers de rangement est une solution qui permettra de maintenir un environnement de travail organisé et agréable à vivre au quotidien.
Pour réussir l’aménagement de votre flex office, le choix d’un mobilier ergonomique est crucial. Il garantit un confort durable et favorise une posture saine tout au long de la journée. Résultat : moins de fatigue, une prévention efficace des troubles musculo-squelettiques, et un impact direct sur le bien-être et la performance de vos collaborateurs.
Chaque espace doit ainsi être équipé de mobiliers adaptés tels que :
Vous l’aurez compris : le flex office ne se résume pas à un simple aménagement d’espace. Pour en exploiter tout le potentiel, il faut conjuguer organisation rigoureuse, management agile, outils performants et mobilier ergonomique. Chaque élément compte pour créer un environnement propice à la productivité, au bien-être et à la collaboration.
Chez MB2, nous vous accompagnons à chaque étape pour donner vie à un Flex Office à la fois fonctionnel et inspirant. Avec les bonnes solutions et un accompagnement sur mesure, vous avez toutes les cartes en main pour réussir votre transformation.
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